Virtus op Perscongres

EERLIJK OVER OPEN

(extract openingspresentatie Virtus Communications op Praktijkcongres Succesvol Persbeleid op 13 oktober 2015)

 

Volgens managementgoeroe Warren Bennis is Transparantie een vrije informatiestroom binnen een organisatie en tussen een organisatie en haar stakeholders. Als er geen sprake is van transparantie dan levert dat wantrouwen op bij de interne en externe omgeving. Daarom is het van belang dat iedere organisaties serieus kijkt naar dit onderwerp en daarop beleid maakt.

 

Schreeuw om hypertransparantie

De samenleving dicteert een nieuw kader voor het managen van de reputatie. Daarbij is een aantal ontwikkelingen te zien dat druk uitoefent op organisaties. De belangrijkste daarvan zijn:

  • De digitalisering en de technologische ontwikkeling die alles zichtbaar maken;
  • De rol van Google als belangrijkste uithangbord van de reputatie;
  • De omgeving die actief wil meedenken en meedoen met organisaties;
  • Het feit dat stakeholders nu de macht en de tools hebben om druk uit te oefenen op organisaties;
  • Het succes van de pioniers voor transparantie, zoals Julian Assange met Wikileaks.

Het gevolg van deze ontwikkelingen is dat de kwetsbaarheid van organisaties verder toeneemt. Terwijl tegelijkertijd het vertrouwen bij de omgeving dramatisch laag is. Zeker ten aanzien van het bedrijfsleven en haar bestuurders. Zij komen onder druk als zij niet adequaat acteren, zich verschuilen, niet open zijn en geen verantwoording afleggen voor hun daden. Kortom er is een hernieuwde schreeuw om hypertransparantie in onze samenleving en die gaat niet meer weg. Daar zullen we ons dus gewoon bij neer moeten leggen.

 

Transparantie biedt ook kansen

Als je in de praktijk kijkt naar transparantie dan valt op dat het geen vastomlijnd begrip is. Managementadviseur Parag Khanna zei daar in 2012 over: “Transparency is at once the most powerful, dangerous and incomplete political idea of the 21st century”. De inhoud van transparantie ligt dus niet vast, maar tegelijkertijd is er wel consensus over de grenzen ervan. Het is geaccepteerd dat organisaties terughoudend omgaan met informatie die concurrentiegevoelig is of die de privacy van mensen direct schaadt.

De begrippen ‘transparantie’ en ‘vertrouwen’ blijken in de praktijk ook direct verbonden. Hoe lager het vertrouwen bij de omgeving is in een organisatie hoe groter de roep om transparantie is. Zo heeft Apple het op het punt van transparantie eenvoudiger dan bijvoorbeeld de banken of Monsanto.  

De leiders en de cultuur van een organisatie hebben een grote invloed op de aanwezigheid van transparantie in een organisatie. Transparantie begint bij de top en als zij het onderwerp niet omarmen en stimuleren dan is het ondoenlijk stappen te zetten op dit punt. Te vaak ziet men slechts de bedreiging van de openheid in plaats van de kansen binnen en buiten de organisatie.

 

Transparantie vraagt om actie

Net als de reputatie vraagt ook transparantie om beleidskaders en actief management.

De belangrijkste uitgangspunten daarvoor zijn:

  1. Bouw reputatievet als buffer en basis voor vertrouwen. Hoe beter het vertrouwen is in de omgeving hoe lager de druk op het transparantie-issue.
  2. Creëer een dialoog en interactie met de interne en externe stakeholders over het onderwerp. Ga dus in gesprek met ze. Alleen dat zorgt al voor begrip.
  3. Als je gesprekken met de omgeving voert dan leer je ook de verwachtingen kennen bij de interne en externe stakeholders. Je weet dan waaraan je dient te voldoen om het vertrouwen te krijgen en te behouden. Overtref dat zo mogelijk!
  4. Bepaal vervolgens jouw eigen grenzen voor transparantie en baseer je daarbij op de verwachtingen en wat praktisch mogelijk is. Identificeer daarbij ook de dilemma’s, want nieuw beleid heeft ook tijd nodig.
  5. Wees eerlijk over open. Maak geen houdini-act van transparantie, maar wees duidelijk over de grenzen, de dilemma’s en het tijdpad voor verandering.
  6. Zorg tenslotte voor regie op het transparantieonderwerp. Monitor de ontwikkelingen en stel beleid zo nodig bij. Hou echter vast aan de grenzen en durf ook nee te zeggen wanneer dat nodig is. 

 

Be a Mensch

Vergeet niet dat transparantie juist ook kansen biedt. Voormalig Apple-strateeg Guy Kawasaki zei eerder al: “Be a Mensch”. Iedere organisatie moet zich gedragen zoals je dat ook bij privé doet: zorg dat je eerlijk, vriendelijk en transparant bent. De relaties met de omgeving zijn dan een vanzelfsprekendheid.

0654615293